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Organizar actos. Un ejercicio de empatía

Organizar siempre se me ha dado bien. Espacios, tiempos, personas, viajes, eventos. Lo imagino, lo construyo y lo disfruto. Así lo he hecho siempre.

Presentar actos es algo que no esperaba. Alguien pensó que lo haría bien, me lo propuso, acepté y me subí al atril. Me lo pasé en grande. Y se notó. Detrás del primero hubo un segundo, un tercero y ya perdí la cuenta. Sólo me guía la empatía, una organización robusta y ganas de pasarlo bien cuando el trabajo duro ya está hecho.

De las habilidades desarrolladas, de la experiencia en estos años y de los principios de la Comunicación, extraigo esta reflexión sobre la organización de actos. Ideas sencillas y útiles.

Un acto es un ejercicio comunicativo. Tú tienes algo que contar y hay un público al que le puede interesar. Un emisor y un receptor. Un mensaje, un canal, un código. Y el ingrediente secreto: la emotividad. El acto comienza cuando se piensa y termina con la exposición permanente en Youtube. Un largo camino en el que intervienen muchas personas. Por tanto y, como siempre, de lo que pongan de su parte dependerá disfrutar o sufrir.

En la actualidad los actos tienen que ser híbridos, es decir, con presencia de público en la sala y acceso vía online. Además, si quieres divulgar de verdad, el acto se tendrá que publicar de forma permanente con el fin de lograr mayor alcance temporal.

Primera tarea: marcar un objetivo. Y tiene que ser claro y preciso, porque a su alrededor se adecúa todo lo demás. A partir de él se construye, se diseña y se completa el acto.

Al objetivo le acompañan las ideas fuerza, lo que quieres transmitir. Aquellos mensajes que pretendes que el público reciba de distintas formas a lo largo del encuentro.

El acto debe ajustarse a un límite de tiempo que no sature la atención ni las agendas de los invitados. En mi opinión, 90 minutos ya puede ser excesivo. La gente tiene muchas cosas que hacer. El programa debe contener intervenciones cortas, de 10 minutos, 15 máximo. Dejar un espacio para la interacción con el público es lo mejor. Pulsarás sus inquietudes. Comprenderás dónde focalizan su interés y servirá al ponente para mejorar su próxima charla.

No olvidemos mostrar un equilibrio entre ponentes mujeres y hombres. No siempre se puede elegir. Si el autor de un libro es el que es, no podemos transformar la realidad. Pero en muchas ocasiones sí se puede contar con una proporción similar entre géneros. Visibilizar el talento de la mitad de la población, además de hacer justicia, es tumbar los envenenados estereotipos sociales.

Las ponencias tienen que estar ensayadas hasta que se ajusten bien al tiempo disponible. Ojo con esto. Es demasiado frecuente el ponente que alarga su intervención, le roba el tiempo a los que vienen detrás o, peor aún, invade la agenda del público en general disponiendo de su tiempo por la cara. Es mucho mejor dejar al público con ganas de saber más, facilitar un espacio para preguntas, que saturar su atención.

Otro error usual: los Power Point. Los carga el diablo. Esos en los que el ponente se esconde detrás de interminables párrafos que se limita a leer son un tostón de proporciones peligrosísimas. Una imagen de apoyo o, como mucho, tres líneas escuetas como guía al discurso es más que suficiente. ¿Por qué triunfan las charlas TED? porque el ponente es un agujero negro de atención, porque el fondo y la forma cautivan. Porque emocionan.

Cerremos el programa. Para que las personas se movilicen, se desplacen y acudan al salón de actos hay que ofrecer valor a la presencialidad. Un café, esas charlas entre conocidos, los abrazos pendientes, ese instante en el que conoces o te presentas a alguien en persona, el networking, en definitiva. Son los minutos que solo disfrutan los asistentes presenciales.

Una vez diseñado el programa falta publicitarlo. Tenemos listas de correo electrónico, redes sociales, un sinfín de herramientas que podemos aplicar. En los eventos híbridos llenar el salón de actos no es un objetivo en sí mismo, aunque gusta, puede haber mayor alcance vía online. Lo que es fundamental es que toda aquella persona que se tome la molestia de confirmar su asistencia reciba cuanto antes un mensaje cordial de agradecimiento. Cada persona del público es un tesoro, sea quien sea y se dedique a lo que se dedique.

Y hecho el plato principal, ahora hay que elaborar la experiencia gourmet. Los detalles. Es verdad que el diablo vive en ellos. Un tiempo descontrolado que impide el desarrollo normal, un comentario desafortunado, frío o calor sofocante en la sala, una charla aburrida, las conexiones, la mala iluminación, los tiempos muertos. Hay mil cosas que pueden echar abajo el mayor de los esfuerzos. Para cuidar los detalles es fundamental trabajar en equipo. No se llega a todo con dos manos y dos ojos. Se necesitan más jugando en la misma liga. El concepto de «cuidar los detalles» debe ser compartido por todo el grupo. Si no, su parte se notará, pero se resentirá el conjunto.

La puesta en escena también es importante. Quedarse estático detrás de una mesa no aporta mucha complicidad con el público, parece más un tribunal. Lo cierto es que las salas menos modernas no cuentan con elementos versátiles para crear una performance óptima, a veces juega en contra del interés del acto porque fueron diseñadas para una época, para una sociedad que ya no existe, donde había una barrera muda entre el ponente y el público. Hasta la iluminación está mal pensada. Hoy, el ponente se tiene que ganar a un público cada día más exigente.

Mención aparte es la grabación que queda expuesta en Youtube. Es frecuente ver en muchas cuentas oficiales y de empresa, actos en esta plataforma que no han sido editados ni en forma mínima. No dicen nada bueno a favor de la marca. Editar un acto de 90 minutos para extraer los tiempos muertos requiere tiempo y minuciosidad. En mi opinión son detalles que se deberían cuidar porque es lo que queda, la permanencia, el archivo, lo que puede ver cualquiera al cabo de mucho tiempo. Y de lo que vea se formará una opinión.

No sé si se aprecia la importancia de una férrea organización. Quizá se tiene la falsa creencia de que una buena capacidad de organización está reñida con la de improvisación. Y no es así, no son excluyentes. Son una combinación perfecta, pero la segunda solo se activa cuando es absolutamente necesario. Porque, por supuesto, algo saldrá de forma inesperada. No pasa nada, hay un plan B. ¿Verdad? Más vale que lo haya, pero, como somos personas y nos permitimos errar, siempre nos queda el encanto de asumir que la perfección no existe. Un poco de imaginación, una sonrisa, un poco de humor y “palante”.

Un buen acto es un ejercicio de empatía. Has invitado a un grupo de personas a que te dedique su tiempo. Se han desplazado, o simplemente han dejado de hacer otra cosa para prestar su atención a tu propuesta. Durante la hora que dure el acto, te debes a ellos. Están por encima de tus problemas, de tu estado de ánimo, y lo que digas y cómo lo digas debe estar al servicio de su satisfacción. No de la tuya.

A lo largo de los años que llevo presentando actos los comentarios que me llegan siempre son gratificantes. La asunción de los errores es tan importante como la satisfacción de los aciertos. Los actos, encuentros o eventos están hechos por y para personas. La gente disfruta cuando tú disfrutas. Siempre intento proyectar lo que como público me gustaría percibir: un acto bien organizado, el cuidado de los detalles, la naturalidad y la simpatía.

En ello pongo todo mi esfuerzo, mi conocimiento y mi ilusión.

Os dejo dos minutos de un mini-pack de extractos que tenía a mano. Sólo quiero mostraros el bueno rollo y el disfrute que me permito cuando me apoyo en ese trabajo previo de organización.

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